Excel ist kein ERP – wann der Wechsel wirklich Sinn macht

23.02.2025 / Matthias Kaltenbrunner

Wir mögen Excel. Wirklich. Es ist flexibel, sofort verfügbar und für viele Aufgaben schlicht unschlagbar. Viele österreichische KMU haben damit jahrelang gut gearbeitet – von der Angebotserstellung bis zur Lagerverwaltung.

Aber Excel wurde nie als ERP-System konzipiert. Und das merkt man – spätestens dann, wenn das Unternehmen wächst, die Prozesse komplexer werden und die Tabellen anfangen, ein Eigenleben zu führen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wann Excel an seine Grenzen stößt – und was ein ERP-System wie Odoo konkret besser macht.

Wann Excel aufhört zu reichen

Es gibt keinen dramatischen Moment, in dem Excel plötzlich versagt. Es schleicht sich ein – durch kleine Reibungsverluste, die sich mit der Zeit summieren.

Diese Situationen kennen wir aus der Praxis:

• Mehrere Mitarbeiter, eine Datei.
  Sobald zwei Personen gleichzeitig in derselben Excel-Datei arbeiten, entstehen Konflikte.
     Wer hat zuletzt gespeichert?
     Welche Version ist die aktuelle?
     Was wurde überschrieben?
  
  
• Die "richtige" Datei finden dauert länger als die Arbeit selbst.
  Wenn Ihr Lagerbestand in "Lager_aktuell_final_v3_neu.xlsx" liegt, ist das ein Zeichen.
  
  
• Ein Angebot ging mit falschen Preisen raus.
  Weil die Preisliste in einer anderen Datei lag – und nicht aktuell war. Das kostet nicht nur Geld, sondern auch Vertrauen.
  
  
• Urlaubsvertretung ist ein Albtraum.
  Wenn nur eine Person weiß, wie die Excel-Lösung funktioniert, ist das ein Risiko. Fällt sie aus, steht der Betrieb.
  
  
• Auswertungen brauchen Stunden.
  Umsatz nach Kunde, offene Bestellungen, Lagerreichweite – jede Abfrage bedeutet manuelles Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Quellen.
  
  
• Dieselben Daten, drei Mal erfasst.
  Auftrag ins CRM, dann nochmal ins Lager, dann nochmal in die Buchhaltung. Jede Übertragung kostet Zeit – und ist eine neue Fehlerquelle.
  
  
• Wachstum macht alles komplizierter.
  Mehr Kunden, mehr Artikel, mehr Mitarbeiter – und plötzlich kollabiert das System, das bei fünf Leuten noch funktioniert hat.
  
  

Erkennen Sie sich wieder?

Dann reicht oft ein kurzes Gespräch, um Klarheit zu bekommen – ob und wo ein ERP-System für Ihr Unternehmen wirklich Sinn macht.

Was ein ERP-System konkret besser macht

Es geht nicht darum, Excel schlecht zu machen. Es geht darum, das richtige Werkzeug für die richtige Aufgabe zu nutzen. Ein ERP-System wie Odoo verbindet alle Unternehmensbereiche in einem einzigen System – in Echtzeit, ohne Medienbrüche, ohne manuelle Übertragungen.

Statt 5 Dateien: ein System.
CRM, Einkauf, Lager, Produktion und Buchhaltung sprechen miteinander. Eine Bestellung im Einkauf aktualisiert automatisch den Lagerbestand. Ein abgeschlossener Auftrag fließt direkt in die Abrechnung.

Statt Versionschaos: Echtzeit.
Jeder Mitarbeiter sieht dieselben aktuellen Daten – egal ob im Büro, in der Halle oder beim Kunden vor Ort.

Statt stundenlanger Auswertungen: ein Klick.
Umsatz, offene Posten, Lagerreichweite, Projektstand – alles abrufbar, ohne manuelles Zusammenführen.

"Aber wir sind zu klein dafür"

Das hören wir oft. Und wir verstehen es – ERP-Systeme hatten lange den Ruf, teuer, aufwändig und nur für Konzerne geeignet zu sein.

Odoo ist anders konzipiert. Es ist modular aufgebaut: Sie starten mit den Bereichen, die Sie wirklich brauchen – zum Beispiel nur Lager und Einkauf – und erweitern das System, wenn Sie bereit dafür sind.
Kein Riesenprojekt, kein Konzernbudget.

Viele Odoo Benutzer haben mit unter 5 Mitarbeitern gestartet und sind auf 20 und mehr gewachsen. Gerade in dieser Größenordnung macht ein sauber aufgesetztes ERP-System den Unterschied – weil es Wachstum erst möglich macht, ohne dass die Komplexität überhandnimmt.

Wie eine Einführung bei Improvem Aussieht

Wir sind ein Beratungs- und Umsetzungsteam aus der Steiermark. Keine Hotline, keine anonymen Ticketsysteme – Sie haben direkte Ansprechpartner, die Ihre Prozesse verstehen.

Matthias Kaltenbrunner – Geschäftsführung | Odoo-Berater

Dann lohnt sich ein kurzes Gespräch.
Wir schauen uns gemeinsam an, wo Ihr Unternehmen steht – und ob ein Wechsel zu Odoo für Sie Sinn macht.
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