Warum Prozessverständnis die Grundlage jeder Digitalisierung ist
24.03.2026 / Matthias Kaltenbrunner
Was passiert, wenn Gründer zwei Tage lang ihre eigenen Prozesse sezieren? Letzte Woche durfte ich beim ZAT Leoben genau das als Vortragender anstoßen – und es war eine der lehrreichsten Erfahrungen der letzten Monate.
Nicht weil der Workshop besonders außergewöhnlich war. Sondern weil sich jedes Mal dasselbe Muster zeigt: Wer anfängt, seine eigenen Abläufe wirklich aufzuschreiben, stellt fest, dass vieles anders funktioniert als gedacht.
Dieser Beitrag fasst zusammen, was wir in diesen zwei Tagen erarbeitet haben – und warum Prozessverständnis die Grundlage für jede sinnvolle Digitalisierung ist.
Prozesse modellieren – einfacher als gedacht
Im ersten Teil des Workshops haben wir Prozesse mit einer vereinfachten BPMN-Notation modelliert. BPMN steht für Business Process Model and Notation – klingt nach Theorie, ist in der Praxis aber überraschend intuitiv.
Das Prinzip: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen? Welche Entscheidungen fallen, welche Rollen sind beteiligt, wo entstehen Wartezeiten oder Übergaben?
Die Teilnehmer haben reale Prozesse aus ihren eigenen Unternehmen modelliert:
- Angebotsprozess
- Projektabwicklung
- Entwicklungs- und Freigabeprozess
Was dabei sichtbar wurde: Fast jeder Prozess hatte blinde Flecken. Übergaben ohne klare Verantwortung. Schritte, die doppelt gemacht wurden. Informationen, die mehrfach manuell übertragen wurden, weil kein System sie automatisch weitergeleitet hat.
Das ist keine Schwäche – das ist der Normalzustand in wachsenden Unternehmen. Und genau deshalb ist es so wertvoll, Prozesse einmal sauber aufzuschreiben.
Ein Unternehmen besteht aus Prozessen
Jedes Unternehmen hat Prozesse. Selbst dann, wenn niemand sie je aufgeschrieben hat. Die Frage ist nicht, ob Prozesse existieren – sondern ob man sie kennt, ob sie sinnvoll aufgebaut sind und ob man sie aktiv gestaltet oder einfach passieren lässt.
Im Workshop haben wir mit einer simplen Frage begonnen: Wie läuft bei euch ein Angebot ab – von der ersten Kundenanfrage bis zur unterschriebenen Auftragsbestätigung?
Was danach folgte, war aufschlussreich. Die Antworten waren selten einheitlich. Oft wusste man selbst nicht genau, wer wann was entscheidet, welche Informationen dabei entstehen und wer diese weiterverwenden soll.
Genau das ist der Ausgangspunkt – nicht als Kritik, sondern als Realität. Denn wer seine Prozesse nicht kennt, kann sie auch nicht verbessern. Und wer sie nicht verbessern kann, wird bei der Digitalisierung scheitern – egal wie gut das ERP-System ist.
Von Prozessen zu Daten – der oft vergessene Schritt
Im zweiten Teil des Workshops haben wir die Perspektive erweitert: Welche Daten entstehen in Prozessen – und wie fließen sie weiter?
Jeder Prozessschritt produziert Informationen. Ein Angebot erzeugt Kundendaten, Produktdaten, Preise und Konditionen. Eine Bestellung erzeugt Liefertermine, Mengen, Lieferantendaten. Ein Projektabschluss erzeugt Zeitaufwände, Kosten, Qualitätsdaten.
Die entscheidende Frage: Wo landen diese Daten? Und wer kann sie weiterverwenden?
In vielen Unternehmen lautet die ehrliche Antwort: im Kopf einer Person, in einer Excel-Datei oder in einer E-Mail, die niemand mehr findet. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler – und macht Wachstum schwieriger als nötig.
Konsistente Datenhaltung ist keine IT-Frage. Es ist eine Frage der Prozesslogik: Wer gibt welche Information ein, einmal, in einem System, sodass alle anderen darauf zugreifen können?
Wann macht ein ERP-System Sinn?
Genau an dieser Stelle kommt ein ERP-System ins Spiel – nicht früher.
Ein ERP-System macht Sinn, wenn:
- Prozesse so weit verstanden und definiert sind, dass man weiß, was man abbilden will
- Daten an mehreren Stellen im Unternehmen benötigt werden und manueller Aufwand für die Übertragung entsteht
- Wachstum erwartet wird und Strukturen geschaffen werden müssen, bevor die Komplexität überhandnimmt
- Transparenz – über Aufträge, Bestände, Projekte, Finanzen – ein echter Engpass ist
Wer ein ERP-System einführt, ohne seine Prozesse zu verstehen, kauft sich Komplexität statt Struktur. Das ist einer der häufigsten Gründe, warum ERP-Projekte scheitern oder nicht die erwarteten Ergebnisse bringen.
Odoo als logische nächste Stufe
Im Workshop haben wir am Ende live gesehen, wie Odoo als integrierte Plattform genau das abbildet, was wir zuvor auf dem Whiteboard modelliert haben: Prozesse, Rollen, Datenflüsse – alles in einem System.
Was Odoo dabei besonders interessant für junge und wachsende Unternehmen macht, ist der modulare Aufbau. Man muss nicht von Anfang an alles einführen. Der Einstieg kann mit einem oder zwei Modulen erfolgen – etwa CRM für den Vertrieb oder Projektmanagement für die Auftragsabwicklung – und das System wächst Schritt für Schritt mit dem Unternehmen.
Das bedeutet: Kein Riesenprojekt zu Beginn, kein Konzernbudget, kein Over-Engineering. Sondern ein System, das genau dort ansetzt, wo der größte Handlungsbedarf liegt – und sich später erweitern lässt, wenn das Unternehmen bereit ist.
Was bleibt
Zwei Tage Workshop, viele reale Prozesse auf dem Whiteboard – und eine klare Erkenntnis, die sich durch alle Gespräche gezogen hat:
Wer seine Prozesse kennt, kann sie digital unterstützen. Wer sie nicht kennt, wird auch mit dem besten ERP-System kämpfen.
Das ZAT Leoben ist für mich kein fremder Ort – ich bin selbst Alumni. Umso schöner, dort mit Gründerinnen und Gründern zu arbeiten, die genau diese Fragen ernstnehmen. Danke an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer für die offenen Einblicke und die Energie, die ihr mitgebracht habt.
Matthias Kaltenbrunner – Geschäftsführung | Odoo-Berater
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